При подготовке акта на уничтожение закупочных документов важно точно определить срок их хранения. Возникает вопрос: хранить 6 лет по Закону № 44-ФЗ или 3 года по приказу Росархива № 236?
Что говорит Закон № 44-ФЗ
Согласно части 15 статьи 4 Закона № 44-ФЗ, основной срок хранения документов о закупке — 6 лет с даты начала закупки.
Что указано в приказе Росархива
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает типовые сроки хранения управленческих документов, в том числе закупочной документации. В соответствии с пунктом 4.3 Инструкции по применению перечня, организации обязаны соблюдать утверждённые сроки временного хранения — 1, 3, 5, 6, 10, 15, 45, 50 или 75 лет — вне зависимости от формы собственности и организационно-правового статуса.
Что это значит на практике
- Хранить документы необходимо не менее 6 лет, если иное не установлено Перечнем Росархива.
- Если в Перечне предусмотрен более длительный срок хранения для отдельных видов закупочных документов (например, протоколов, договоров и пр.), применяется максимальный из сроков.
- Уничтожать документы раньше установленного срока запрещено, даже если они дублируются в электронном виде.